単語登録でメール作成の業務時間を20%短縮!!

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会計事務所の業務で、顧客・クライアントや社内に対してメールを打つということはかなりの頻度で行われていると思います。また、実際にPCに向かって、キーボードをたたいている時間は相当長いものではないでしょうか。

特に、職員の労務コストがダイレクトに事務所利益に影響を受けやすい労働集約的な会計事務所のビジネスモデルでは、職員の仕事の「効率」を気にする必要があります。

ここでは、その一例、メール作成時のワザをご紹介したいと思います。

よく入力する文字列は定型文に!


「いつも大変お世話になっております。税理士法人チェスターの○○です。」
「よろしくお願いいたします。」
「東京都中央区日本橋室町3-4-7(会社の住所)」

など、キーボードを使って入力する機会の多い文字列は、「単語登録」をしておきます。

単語登録を分かりやすく説明すると、例えば、

「いつも」と入力して、“変換”すると、「いつも大変お世話になっております。」という文字列が一瞬で表示できるようにする仕組みです。

単語登録の簡単2ステップ

まず、下記のような単語登録画面を立ち上げます。
Windowsであれば、スタートバーの右下部分の日本語入力の箇所を右クリックし、“単語の登録”を選択します。

そして、前述の例ですと、


1.の部分に、「いつも大変お世話になっております。」
2.の部分に、「いつも」

と入力して、“登録”をクリック。これで完了です。

無題

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